Рейтинг лучших операторов ЭДО на 2024 год

Сегодня мир переживает бурный рост информационных технологий, и развитие электронного документооборота не стоит на месте. С каждым годом популярность этого инструмента среди организаций разного уровня растет. Свои услуги предлагают многочисленные операторы цифрового документооборота, что дает возможность выбрать наиболее подходящего под нужды клиента.

Цель данного обзора – помочь потенциальным клиентам выбрать лучшего оператора электронного документооборота на 2024 год. Список операторов ЭДО рассматривается по таким критериям, как возможности платформы, достоинства и недостатки, стоимость услуг и удобство использования.

Что такое ЭДО и для чего он предназначен

ЭДО (электронный документооборот) — это эффективный способ обмена документами между участниками бизнес-процессов с использованием сетевых средств связи и хранения информации. Он позволяет автоматизировать процессы обработки документов и сократить время и затраты на обработку.

Сетевой документооборот предназначен для ускорения процессов бизнеса, снижения затрат на бумажные носители информации и улучшения качества работы с файлами. Такой оборот позволяет улучшить контроль за информацией, обеспечить безопасность и конфиденциальность данных, а также повысить эффективность работы.

С помощью ЭДО можно обмениваться различными файлами, такими как договоры, счета, акты, отчеты и т.д. Обмен используется в различных сферах деятельности, включая финансы, юриспруденцию, логистику и т.д.

Преимуществом цифрового документооборота является возможность автоматизации процессов, что уменьшает вероятность ошибок и ускоряет процессы обработки информации. Кроме того, он позволяет сократить затраты на бумажные носители информации, что положительно для охраны окружающей среды.

Понятия и механизм работы электронного документооборота

Для осуществления правильного выбора и достижения поставленной цели немаловажным фактором считается обладание целевым знанием в рассматриваемой области. В данном случае достаточно знать о ключевых понятиях в этой сфере и механизмах работы.

Определения основополагающих понятий:

1. Электронная документация – это документы, созданные и обрабатываемые в цифровой форме, такие как: электронные таблицы, текстовые документы, графические изображения и многое другое. Они могут быть созданы, переданы, сохранены и приняты в цифровом формате с использованием специальных технологий и программного обеспечения.
2. Оператор ЭДО – это компания, которая предоставляет услуги по передаче и обработке сетевых файлов между различными участниками, выполняет идентификацию и аутентификацию участников, обеспечивает сохранность и конфиденциальность данных. Операторы ЭДО могут быть как коммерческими, так и государственными.
3. Контрагенты – это участники сетевого документооборота, которые обмениваются сетевыми файлами. Контрагентами могут быть организации, предприятия, физические лица и другие участники в соответствии с законодательством. При проведении ЭДО взаимодействие между контрагентами осуществляется на основе обмена сетевыми пакетами через оператора.
4. Квалифицированная электронная подпись – КЭП – специальный электронный ключ, который определяет личность подписывающего и гарантирует целостность и подлинность носителя информации. Квалифицированная электронная подпись выдается удостоверяющим центром и используется в цифровом документообороте для подписания цифровых документов.

Механизм работы ЭДО состоит из нескольких этапов.

1. Первый этап – регистрация в системе электронной подписи. Данный процесс необходим для идентификации пользователя и подписания сетевых файлов: отправленных и принятых.
2. Второй этап – создание документа. Электронный бланк вводится в систему сетевого документооборота и сохраняется в цифровом формате. Законодательство предусматривает жесткие требования к формату и содержанию цифровых документов, что обеспечивает легальность.
3. Третий этап – передача файла. Для передачи цифровой информации на другое устройство или компьютер необходимо использовать такое средство связи, как интернет.
4. Четвертый этап – подпись документа. Для подписания цифрового файла используется система электронной подписи. Это гарантирует законную правовую силу и позволяет идентифицировать подписавшего человека.
5. Пятый этап – обработка носителя информации. Цифровой файл может быть обработан различными программными продуктами, также предназначенными для хранения в бесплатном или платном облаке.

Виды ЭДО

Существует несколько видов электронного документооборота, каждый из которых имеет особенности и преимущества.

Внутренний ЭДО используется для обмена информацией внутри организации. Обмен позволяет ускорить процессы работы с файлами, повысить эффективность и контроль за файлами. Внутренний ЭДО используется для обмена различными данными, такими как договоры, счета, акты, отчеты и т.д. Он может быть интегрирован с системами управления документами (DMS), что позволяет сохранять документы на безопасном и надежном сервере и обеспечивает быстрый и удобный доступ к ним.

Внешний ЭДО используется для обмена документами между организацией и контрагентами. Обмен позволяет ускорить процессы работы с файлами, снизить затраты на бумажные носители информации и улучшить контроль. Используется в различных сферах деятельности, включая финансы, юриспруденцию, логистику и т.д.

Электронный документооборот с госорганами используется для обмена документами между организацией и государственными учреждениями. Такой оборот ускоряет процессы работы и снижает затраты на бумажные носители информации. Сетевой документооборот с госорганами используется для обмена различными файлами, такими как налоговые декларации, отчеты в государственные органы, заявления и т.д. Обеспечивает безопасность и конфиденциальность информации и предотвращает возможность подделки документов.

Кроме того, существуют и другие виды электронного документооборота, такие как цифровой документооборот на торговых площадках, электронная подпись, системы управления и т.д. Каждый вид электронного документооборота имеет особенности и применяется в различных сферах деятельности.

Критерии выбора оператора ЭДО

Выбор квалифицированного оператора ЭДО является очень важным шагом в преодолении препятствий на пути к успешному внедрению процесса. При анализе вариантов обращайте внимание на следующие критерии:

1. Технические требования. Первым критерием выбора агрегатора ЭДО является техническое обеспечение. Оператор ЭДО должен предоставлять полный набор технических услуг и инфраструктуру для обмена цифровыми документами. Кроме того, агрегатор должен иметь сертификацию удостоверяющего центра, которая подтверждает соответствие программного обеспечения нормам законодательства о квалифицированной электронной подписи.
2. Цены на услуги. Вторым критерием выбора являются цены на услуги оператора ЭДО. Необходимо оценить стоимость услуг, предоставляемых агрегатором, а также соотношение к качеству. Услуги, предоставляемые разработчиком, должны быть экономически эффективны в долгосрочной перспективе с учетом возможных затрат.
3. Уровень безопасности. Третьим критерием является уровень безопасности, который обеспечивается оператором ЭДО. Важно, чтобы агрегатор обеспечивал безопасность и конфиденциальность всякой информации, передаваемой в рамках электронного документооборота. Сервис должен предоставлять методы защиты данных в соответствии с общими нормами и стандартами. Агрегатор должен иметь соответствующие сертификаты и лицензии в области информационной безопасности.
4. Уровень технической поддержки. Четвертым критерием выбора оператора является уровень технической поддержки, которую предоставляет сервер. Поддержка должна быть доступной и обеспечивать наиболее эффективное решение проблем, которыми могут столкнуться пользователи. Помощь должна быть действенной и оперативной, работать круглосуточно, в случаях аварий и проблемных ситуаций.
5. Репутация оператора на рынке. Пятый критерий – это репутация агрегатора на рынке. Разработчик ЭДО должен быть узнаваем на рынке с хорошей стороны, что свидетельствует о высоком уровне оказываемых услуг. Просмотр отзывов и рейтингов в Интернете, а также общение с другими компаниями могут дать представление о том, насколько хорош агрегатор ЭДО.

Рейтинг лучших

До 5000 рублей в год

Инфотекс Траст

«Инфотекс Траст» – один из самых универсальных агрегаторов на рынке, позволяющий работать с файлами во всех сферах. Компания активно продвигается и пытается увеличить рынок присутствия.

Стоимость услуг: подключение – 1900 рублей в год; 2,5 рубля за файл.

Возможности:

•   обработка входящих и исходящих данных;
•   проверка электронных подписей;
•   хранение информации в цифровом виде;
•   автоматическая обработка платежей.

•   надежность и безопасность передачи информации;
•   функционал предлагает десятки вариантов;
•   гибкая настраиваемость сервиса;
•   интерфейс, дружелюбный для пользователя.

• время ответа службы поддержки порой больше стандартного.

Контур. Диадок

«Контур. Диадок» – доступное решение для бюджетных организаций. Среди самых доступных операторов ЭДО в России выделяется именно «Контур». Решение предлагает услуги по цене от 2 000 рублей и имеет в арсенале несколько удобных функций.

Стоимость услуг: подключение – 2000 рублей в год; пакет 1900 рублей за 250 файлов.

Возможности:

•   обмен сетевыми файлами;
•   автоматическое формирование счетов и накладных;
•   цифровое удаленное хранение оригиналов документов.

•   удобство использования для небольших компаний;
•   поддержка данных стандартных типов расширений;
•   разумная стоимость.

• ограниченный функционал.

СБИС

«СБИС» — оптимальное решение для государственных и крупных компаний, один из наиболее популярных операторов в России. Платформа предоставляет широкий и глубокий функционал для работы с документами.

Стоимость услуг: подключение – 3000 рублей в год; пакет 3300 рублей за 1200 файлов.

Возможности:

•   цифровой обмен файлами;
•   поддержка стандартных форматов данных;
•   хранение документации;
•   отправка платежей.

•   надежность, доказанная тестированием;
•   интерфейс, дружелюбный для пользователя;
•   простота использования;
•   десятки режимов работы.

•   демоверсия создана только на базе 1С.

Электронный документооборот. Сбербизнес

«Сбербизнес» – простое решение для малого бизнеса. Этот оператор быстро нашел нишу на рынке и специализируется на услугах для малого бизнеса. Помимо этого, агрегатор обладает простой и понятной платформой, что делает его еще более привлекательным для небольших организаций.

Стоимость услуг: подключение – 3500 рублей в год; входящие пакеты тарифицируются как бесплатные.

Возможности:

•   обмен сетевыми файлами;
•   автоматическое формирование счетов и накладных;
•   хранение информации удаленно на сервере и локально;
•   цифровая подпись в наборе инструментов.

•   низкая стоимость;
•   простота использования;
•   интуитивно понятный интерфейс;
•   работа с клиентом на основе потребностей.

• функционал предлагает недостаточно вариантов.

Такском

«Такском» — уникальный оператор с удобной платформой. Платформа понятна в использовании и удобна в работе. Одним из главных преимуществ компании можно назвать индивидуальный подход к каждому клиенту.

Стоимость услуг: подключение – 4000 рублей в год; входящие пакеты тарифицируются как бесплатные, исходящие – 8 рублей за файл.

Возможности:

•   обмен сетевой информацией;
•   безошибочное открытие данных со стандартным расширением;
•   возможность отправки электронных платежей;
•   хранение данных в облаке.

•   сотни тестов подтверждают надежность среды;
•   работа с клиентом на основе потребностей;
•   гибкая настройка сервиса;
•   возможность интеграции с другими программами.

•   высокая стоимость.

Точка

«Точка» – оператор, который поддерживает множество форматов и типов документов. Разработчик ведет гибкую ценовую политику и позволяет клиентам выбирать необходимый пакет услуг.

Стоимость услуг: подключение – 4000 рублей в год; входящие пакеты тарифицируются как бесплатные, исходящие – 2000 рублей за пакет 1000 файлов.

Возможности:

•   обмен сетевыми файлами;
•   поддержка стандартных типов форматов;
•   цифровое хранение оригиналов данных;
•   обработка платежей в автоматическом режиме.

•   высокий уровень безопасности;
•   меню программы насыщено десятками функций;
•   возможность интеграции с другими программами;
•   работа с клиентом на основе потребностей.

•   высокая стоимость.

Свыше 5000 рублей в год

Крипто-Про

«Крипто-Про» является одним из старейших и самых надежных агрегаторов электронного документооборота в России. Компания предлагает высокий уровень безопасности для клиентов, что делает эту платформу одной из самых защищенных на рынке.

Стоимость услуг: подключение – 5000 рублей в год.

Возможности:

•   обмен сетевыми файлами;
•   хранение документов в цифровом виде;
•   обработка платежей без участия человека;
•   защита информации с использованием ПК.

•   уровень безопасности поддерживается на высоком уровне;
•   функционал предлагает десятки вариантов;
•   возможность интеграции с другими программами;
•   работа с клиентом на основе потребностей.

• высокая стоимость.

Тензор

«Тензор» имеет удобную платформу и предоставляет большое количество возможностей для многопрофильных компаний.

Стоимость услуг: подключение – 5000 рублей в год; входящие пакеты тарифицируются как бесплатные, исходящие – 3000 рублей за пакет 1000 файлов.

Возможности:

•   обработка входящих и исходящих документов;
•   проверка цифровых подписей;
•   информация хранится на машинных носителях;
•   платежи обрабатываются в автоматическом режиме.

•   информация передается по защищенному каналу связи;
•   десятки вариантов функционирования и настроек среды;
•   сервис настраивается по блочной архитектуре;
•   удобный интерфейс.

• служба поддержки отвечает порой не оперативно.

Единый портал

«Единый портал» сохраняет максимальную совместимость с государственной инфраструктурой. В данном операторе реализован самый высокий уровень безопасности, что делает его наиболее привлекательным для использования государственными организациями.

Стоимость услуг: подключение – 6000 рублей в год.

Возможности:

•   обмен сетевыми документами;
•   хранение документов в цифровом виде;
•   автономная обработка платежей;
•   защита информации при помощи персональных компьютеров и ключей.

•    безопасность сервиса и каналов связи на высоком уровне;
•   десятки вариантов функционирования среды;
•   интеграция со смежными программами осуществляется без дополнительных сложностей;
•   работа с клиентом на основе потребностей.

•   высокая стоимость.

Е1 Евфрат ЭДО

«Е1 Евфрат ЭДО» имеет большой опыт работы и пользуется доверием уже давно. Он является иностранным оператором на рынке России, пришедшим из Франции. Данный оператор предлагает услуги для крупного бизнеса.

Стоимость услуг: подключение – 6000 рублей в год; 3500 рублей за пакет 1000 файлов.

Возможности:

•   обработка входящих и исходящих документов;
•   проверка цифровых подписей;
•   цифровая информация размещена на серверах;
•   автоматический контроль выполнения платежей.

•   безопасная передача информации по проверенному на уязвимости каналу;
•   функционал программы отличается десятком вариантов;
•   гибкость и вариативность настройки сервиса;
•   дружелюбный и интуитивный интерфейс, разработанный для пользователя.

• интерфейс платформы отличается от привычного для таких сервисов.

Заключение

Электронный документооборот является неотъемлемой частью современного бизнеса. Использование ЭДО позволяет ускорить процессы бизнеса, повысить эффективность работы с документами и снизить затраты на бумажные носители информации. Различные виды электронного документооборота могут быть применены в зависимости от конкретных потребностей организации.

При выборе оператора решение принимается с учетом стоящих перед компанией задач и масштаба бизнеса. У каждого из представленных операторов есть свои особенности, плюсы и минусы, поэтому необходимо явно понимать цели и потребности компании, чтобы установленный софт приносил для предприятия только пользу. Рекомендуем обращаться к оператору, который предоставляет широкий функционал при относительно невысокой стоимости услуг, соответствующий задачам и потребностям компании.